Dans la vie d’une association, de nombreuses manifestations peuvent être entreprises. Les associations étant fondamentales pour le développement de la vie communale, la municipalité les soutient et les assiste durant tous les évènements qu’elles souhaitent mettre en place.

Afin de faciliter le fonctionnement des associations, toutes les demandes pouvant être adressées à la mairie sont disponibles au sein de cette partie.

I Fiche de déclaration préalable à une manifestation de plus de 1000 personnes

Lorsqu’une association souhaite organiser une manifestation temporaire sur la voie publique de plus de 1000 personnes (autre qu’une compétition sportive), elle doit déclarer préalablement la manifestation envisagée au préfet.

La déclaration doit être faite au moins 3 jours francs: Jour qui dure de 0h à 24h. Un délai ainsi calculé ne tient pas compte du jour de la décision à l’origine du délai, ni du jour de l’échéance. Si le délai s’achève un samedi ou un dimanche, il est reporté au lundi. Si le délai s’achève un jour férié, il est reporté d’un jour. Ainsi, par exemple, si un délai s’achève un samedi et le lundi suivant est un jour férié, il est reporté au mardi. et au maximum 15 jours francs avant la date de l’événement.

La déclaration préalable doit préciser les informations suivantes :

• Coordonnées de l’association à l’initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal)
• Nom, prénom, adresse (et moyens de contact : numéro de téléphone, adresse mail) des organisateurs de la manifestation
• Objet de la manifestation
• Lieu(x) de la manifestation
• Date et heures de début et de fin
• Itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège)
• Estimation du nombre de participants attendus
• Descriptif des dispositifs de sécurité mis en place
• Particularités de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d’une sonorisation, etc.)

La déclaration doit être signée par au moins un des organisateurs de l’événement. La préfecture qui reçoit la déclaration délivre immédiatement un récépissé.

L’autorité publique vérifie que les points suivants sont bien respectés :

L’administration peut demander des modifications (horaires, parcours, etc.). Elle peut également apporter son soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles, etc.). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.

Si le préfet estime que la manifestation projetée est de nature à troubler l’ordre public, il l’interdit par un arrêté qu’il notifie.

Le maire transmet, dans les 24 heures, la déclaration au préfet de département. Il y joint, éventuellement, une copie de son arrêté d’interdiction.

Le préfet de département peut également interdire, pendant les 24 heures qui précèdent la manifestation et jusqu’à dispersion, le port et le transport, sans motif légitime, d’objets pouvant constituer une arme sur les lieux de la manifestation, les lieux avoisinants et leurs accès.

La contestation d’une interdiction s’effectue par le biais d’un référé-injonction (aussi appelé référé conservatoire) permettant l’examen du recours en moins de 48 heures. La contestation doit être faite par écrit, argumentée et adressée au juge des référés.

L’organisation d’une manifestation interdite partiellement déclarée ou non déclarée peut faire valoir à ses auteurs, une condamnation à une peine pouvant aller jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7500 euros d’amende.

II Fiche de déclaration préalable d’une manifestation de moins de 1000 personnes

Lorsqu’une association souhaite organiser une manifestation temporaire sur la voie publique de moins de 1000 personnes (autre qu’une compétition sportive), elle doit déclarer préalablement la manifestation envisagée à la mairie. La transmission à la sous-préfecture ne se fait plus depuis septembre 2021.

La déclaration doit être faite au moins 3 jours francs: Jour qui dure de 0h à 24h. Un délai ainsi calculé ne tient pas compte du jour de la décision à l’origine du délai, ni du jour de l’échéance. Si le délai s’achève un samedi ou un dimanche, il est reporté au lundi. Si le délai s’achève un jour férié, il est reporté d’un jour. Ainsi, par exemple, si un délai s’achève un samedi et le lundi suivant est un jour férié, il est reporté au mardi. et au maximum 15 jours francs avant la date de l’événement.

La déclaration préalable doit préciser les informations suivantes :

• Coordonnées de l’association à l’initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal)
• Nom, prénom, adresse (et moyens de contact : numéro de téléphone, adresse mail) des organisateurs de la manifestation
• Objet de la manifestation
• Lieu(x) de la manifestation
• Date et heures de début et de fin
• Itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège)
• Estimation du nombre de participants attendus
• Descriptif des dispositifs de sécurité mis en place
• Particularités de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d’une sonorisation, etc.)

La déclaration doit être signée par au moins un des organisateurs de l’événement. La préfecture qui reçoit la déclaration délivre immédiatement un récépissé.

L’autorité publique vérifie que les points suivants sont bien respectés :

L’administration peut demander des modifications (horaires, parcours, etc.). Elle peut également apporter son soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles, etc.). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.

Si le maire estime que la manifestation projetée est de nature à troubler l’ordre public, il l’interdit par un arrêté qu’il notifie dans les 24 heures aux demandeurs.

Le maire peut également interdire, pendant les 24 heures qui précèdent la manifestation et jusqu’à dispersion, le port et le transport, sans motif légitime, d’objets pouvant constituer une arme sur les lieux de la manifestation, les lieux avoisinants et leurs accès.

La contestation d’une interdiction s’effectue par le biais d’un référé-injonction (aussi appelé référé conservatoire) permettant l’examen du recours en moins de 48 heures. La contestation doit être faite par écrit, argumentée et adressée au juge des référés

L’organisation d’une manifestation interdite partiellement déclarée ou non déclarée peut faire valoir à ses auteurs, une condamnation à une peine pouvant aller jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7500 euros d’amende.

III Fiche de liaison manifestations et rassemblements

Lors de l’organisation d’une manifestation validée, la fiche de liaison doit être remplie par l’association ; cette fiche de liaison doit comporter plusieurs informations fondamentales.

IV Demande de banderole

Cette demande concerne les associations qui souhaiteraient afficher sur nos panneaux jaunes de signalisation, la déclaration d’une manifestation afin qu’elle soit visible du plus grand nombre. Trois banderoles sont présentes au sein de la commune : une sur Macheren village, une autre sur Petit-Ebersviller cité et une autre sur Petit-Ebersviller village.

V Formulaire de demande de prêt de matériel

Cette demande concerne les associations qui souhaiteraient bénéficier d’un prêt de matériels de la part de la commune.

VI Demande de buvette

Pour disposer d’une buvette, une demande officielle écrite doit être déposée en mairie, à l’attention de Monsieur le Maire.

Lorsqu’une association organise un événement associatif ou une manifestation publique, elle peut ouvrir une buvette avec de l’alcool à trois conditions.

D’abord, elle ne doit proposer que des boissons alcoolisées du groupe 3 (bière, vin, cidre, jus de fruits ou de légumes fermentés comportant entre 1,2° et 3° d’alcool).

La demande d’autorisation d’ouverture de buvette temporaire doit être effectuée au moins 15 jours avant l’événement.

Enfin, bien entendu, elle doit obtenir l’autorisation du maire.

Les demandes de buvette concernant des produits non alcoolisés ne nécessitent pas de demande.

Il est possible de demander une autorisation pour 5 événements par an. Cette limite est portée à 10 pour les associations sportives agréées par le ministère des sports souhaitant mettre en place une buvette au sein d’une enceinte sportive. La durée de la buvette est alors limitée à 48 h.

Néanmoins, une association peut, sous certaines conditions, gérer une buvette permanente dans laquelle de l’alcool est proposé. Les réglementations varient alors en fonction de l’accessibilité de la buvette (lieu ouvert au public ou buvette réservée aux adhérents de l’association). Les débits de boissons sont régis par les articles L 3352-1 à L 3352-3 du Code de la santé publique.

Il n’y a pas de démarches à effectuer pour ouvrir une buvette permanente réservée aux adhérents d’une association.

Il est cependant impératif de respecter 2 conditions. D’abord, ne proposer que des boissons alcoolisées appartenant au groupe 3, ensuite, ne pas réaliser de bénéfices sur les boissons vendues. Comme dans tout débit de boisson, il est interdit de servir de l’alcool aux mineurs.